Che cos’è e come funziona la PEC – Posta Elettronica Certificata

Ultimamente la sigla PEC – che sta per Posta Elettronica Certificata – è sempre più presente nel lessico quotidiano, soprattutto per coloro con partita IVA. Ma, esattamente, di cosa si tratta?

La PEC è uno strumento che consente di inviare e ricevere, appunto, e-mail. Ma non e-mail di ogni tipo, in quanto la posta elettronica inviata con il servizio PEC sono considerate come le raccomandate fisiche con ricevuta di ritorno e pertanto hanno anche valore legale.

È uno strumento estremamente utile ed efficace per comunicare per iscritto con le Istituzioni Pubbliche, con aziende, professionisti e privati cittadini i quali spesso comunicano con posta dal valore legale.

La PEC è attualmente obbligatoria per aziende, imprese anche individuali e, con l’entrata in vigore della Fattura Elettronica, anche per tutti coloro che hanno partita IVA. Per cui se state avviando una nuova attività o se state aprendo partita IVA per il vostro lavoro di liberi professionisti e freelance dovrete comunicare allo Stato anche il vostro indirizzo PEC.

Ricordate, comunque, che la PEC è estremamente vantaggiosa, uno strumento che consente di risparmiare un bel po’ di tempo, evitando le file in posta per l’invio di raccomandate e soprattutto i costi di spedizione.

Insomma, come abbiamo visto è uno strumento molto utile il cui funzionamento è abbastanza semplice, visto che non è molto distante dalle normali e-mail e pertanto non richiede l’uso di devices appositi.

Le PEC si usano anche nei principali client e-mail – come Microsoft Outlook, Gmail, Apple Mail e via dicendo – dopo la configurazione dei protocolli IMAP e POP, con servizi di WebMail (che vedremo) e in alcune situazioni anche con applicazioni dedicate.

Riguardo la spedizione di comunicazione PEC, non ci sono procedure specifiche perché basta inviare un’e-mail ad un destinatario titolare anch’esso di un indirizzo PEC. Il gestore prenderà in carico il messaggio, verificandone l’idoneità secondo gli standard, e poi lo manderà al gestore del destinatario, il quale verificherà nuovamente l’idoneità e lo farà arrivare all’utente finale.

Tranquilli, i tempi di tutte queste procedure non sono eterni e neanche lunghi. Le verifiche dei due gestori (o del gestore, in caso utente e destinatario abbiano lo stesso) sono svolte in maniera molto rapida, tanto che il mittente dopo pochi secondi dal click su Invia riceve due notifiche: la prima che conferma la consegna del messaggio; la seconda che avvisa l’accettazione del destinatario.

Un procedimento, insomma, analogo a quanto accade con le Raccomandate A/R.

I costi della PEC

Questa è forse la nota dolente per quanto riguarda la PEC, perché per ora almeno non è possibile averne una gratuita (è stato tale solo fino al 2014). Quindi per avere un indirizzo PEC bisogna pagare un canone o mensile o annuale o biennale o triennale, in base al provider cui ci si rivolgere.

Il canone comunque non è molto alto, dato che consiste in poche decine di euro l’anno quindi è accessibile per tutti coloro che ne hanno bisogno. Molti provider, poi, consentono di accedere alla PEC tramite un periodo di prova gratuita – che solitamente dura 6 mesi – e solo dopo fanno sottoscrivere l’abbonamento a prezzi variabili.

Visto che abbiamo citato i provider, ne approfittiamo per parlare di quelli più noti e affidabili. Per avere un servizio di PEC, infatti, dovete rivolgervi a uno dei provider presto elencati, e poi scegliere il piano tariffario più adatto alle vostre tasche e alle vostre esigenze.

Poste Italiane

Tra i più famosi e amati provider di PEC c’è PosteCert, che è abbastanza economico e pensato soprattutto per gli utenti privati. Il servizio è rilasciato da Poste Italiane, che ha un costo per i privati di €5,00 all’anno (IVA esclusa) che, tra le altre cose, include una casella PEC da 100MB con possibilità di spedire fino a 200 messaggi ogni giorno.

Ci sono anche dei piani appositi per liberi professionisti e imprese. Uno è PEC Base Business, con 5 caselle PEC ognuna con capacità di 1GB e 200 invii giornalieri; l’altro PEC Avanzata Business che riprende la stessa offerta della Base Business, ma dà la possibilità di conservare avvisi e ricevute.

Per sapere le tariffe business, visto che non sono pubbliche, dovete rivolgervi ai responsabili commerciali del territorio per il Mercato Business e per la Pubblica Amministrazione.

Questo link vi manderà direttamente alla pagina per aprire una PEC. Se siete utenti privati vi basta registrarvi sul portale di Poste Italiane – o accedere in caso abbiate già un account attivo – e poi seguire le indicazioni indicate sullo schermo, per fornire i dati di pagamento e ottenere il vostro indirizzo PEC.

PEC.it (Aruba)

Aruba in molti di voi la conosceranno, perché è un’azienda nota per i suoi servizi hosting che dà anche la possibilità di aprire un account PEC con il suo sito dedicato, www.pec.it/. I piani sono molto economici, in alcuni casi costano anche meno di €10/anno.

Tre sono i listini messi tra cui si può scegliere con questo provider:

• PEC Standard (€5,00+IVA di attivazione, che diventano €7,90+IVA al rinnovo) che consente una casella da 1GB accessibile anche da mobile tramite applivazione.
• PEC Pro (€25,00+IVA l’anno) con casella da 2GB e 3GB di archivio, e anche notifiche via SMS.
• PEC Premium (€40,00+IVA l’anno) con una casella PEC da 2GB e 8GB di archiviazione. Rimangono anche le notifiche via SMS.

Se siete interessati, collegatevi al portale Aruba linkato sopra e scegliete il piano che fa per voi, cliccando su Acquista e poi su Prosegui. Completate l’ordine, registratevi al servizio in modo da completare il pagamento e attivare il vostro indirizzo PEC.

Potete poi collegare l’indirizzo PEC in uno dei client mail diffusi (outlook; gmail; ecc..) con i parametri POP o IMAP, in base agli accordi di Aruba. Se cercate su internet troverete velocemente ciò che fa al caso vostro.

Libero MailPEC

Libero è in Italia un client e-mail molto diffuso, ma dispone anche di piani PEC con il servizio Libero MailPEC, con due piani disponibili:

• Libero Family PEC (€9,90/anno IVA inclusa) con 1 casella PEC e archiviazione da 1GB. Gli invii sono illimitati.
• Libero Mail PEC (€25,00/anno + IVA) pensato per le aziende e i liberi professionisti, offre 1 casella PEC e archiviazione illimitata.

A questo link sarete rimandati direttamente alla pagina di scelta dei piani. Scegliete quello che vi interessa, registratevi o accedete e fornite i vostri dati per avere il vostro indirizzo PEC.

LegalMail

Meno noto degli altri elencati finora è LegalMail, che però è comunque valido e consente di scegliere tra 3 piani differenti:

• PEC Bronze (€25,00 l’anno + IVA) che offre una casella da 5GB.
• PEC Silver (€39,00 l’anno + IVA) che offre una casella da 8GB.
• PEC Gold (€75,00 l’anno + IVA) che offre una casella da ben 15GB.

Questo è il link che vi porterà direttamente alla pagina di LegalMail per scegliere il piano che vi interessa di più (come vedete sono più cari degli altri, ma offrono anche tanto spazio in più).

C’è anche una prova gratis della durata di 6 mesi.

Register

Concludiamo con Register, che propone tre piani:

• PEC Gratis (€2,08/mese dopo 6 mesi gratuiti) che offre una casella da 2GB, invio senza limiti e notifiche SMS.
• PEC 3GB (€2,83/mese) che offre appunto 3GB anziché 2, e lo stesso servizio di cui sopra.
• PEC 5GB (€4,92/mese) che invece offre una casella da 5GB, e lo stesso servizio.

Se siete interessati, questo è il sito ufficiale di Register dove potete scegliere il piano che vi interessa.